D4U-EDMS

Mit Hilfe der Personalkostenhochrechnung können aus Daten des Personalabrechnungsprogrammes sowie den aktuellen Stellendaten (Stellenplan) zuverlässig Kennzahlen für die zukünftige Entwicklung der Personalkosten ermittelt werden. Die Hochrechnung der Personalkosten beachtet dabei die individuelle Kostensituation jedes einzelnen Mitarbeiters.

Aufgrund eines definierbaren Basiszeitraums werden unter Berücksichtigung von Faktoren, wie Sonderzahlungen, Tarifanpassungen etc. Hochrechnungen für einen Berechnungszeitraum durchgeführt. Zu erwartende Belastungen für das Jahresbudget im Ergebnis liefern die Grundlage zu Entwicklung der optimalen Personalstrategie und Budgetermittlung.

Die Hochrechnungsergebnisse können gespeichert und für weitere Planungen und Auswertungen herangezogen werden. Zudem lassen sich die Kostenanpassungen für die jeweiligen Hochrechnungszeiträume, z. B. Beitragssätze, Bemessungsgrenzen, Arbeitnehmer, hinterlegen und für erneute Kostenplanungen verwenden.

Anhand verschiedener Hochrechnungsschemata, Stellenplanvarianten und Anpassungsschemata können Sie die unterschiedlichsten Personalzukunftskostenvarianten ermitteln lassen, bevor Sie sich für eine Variante entscheiden, die Sie für Ihr Budget verwenden. Wie an der obigen Abbildung gut zu erkennen, kann die Tiefe der Hochrechnung bis auf Lohnartenebene herunter gebrochen werden.

Dieses Budget lässt sich für das Budget des Gesamtunternehmens im Finanzbuchhaltungssystem zur Verfügung stellen. Für Auswertungen Im Auswertungsbereich steht Ihnen die Analyse der Hochrechnung auf Mitarbeiterebene zur Verfügung. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit einen Soll-/Ist-Vergleich zwischen der Hochrechnung und der tatsächlichen Abrechnung durchzuführen.

Als zentrales Steuerungsinstrument im Personalmanagement beinhaltet der Stellenplan eine systematische Übersicht aller Stellen eines Unternehmens. Somit bietet der Stellenplan Transparenz und übersichtliche Kostenstrukturen im Stellenmanagement und ermöglicht dadurch eine zielgerichtete Personalplanung.

In MICROSOFT DYNAMICS NAV lassen sich Sollstellen qualitativ und quantitativ beschreiben, systematisch in der Organisationsstruktur einordnen, planen und im Verlauf des Geschäftsjahres bewirtschaften. Schwachstellen wie Über- oder Unterbesetzungen lassen sich auf den ersten Blick identifizieren, wodurch schnellstmöglich korrigierend eingewirkt werden kann.

Obige Abbildung zeigt den Stellenplan eines kleinen Unternehmens. Einzüge machen die Zuordnung der Stellen zu den Organisationseinheiten klar ersichtlich, Abweichungen von der optimalen Auslastung sind farblich gekennzeichnet.

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in der Aufbauorganisation. In MICROSOFT DYNAMICS NAV wird diese durch allgemeine Stammdaten, Gültigkeiten, Kommunikations-, Vollzeitäquivalents- und Verwaltungsmerkmale definiert.

• Allgemein: Neben Stellennummer und -bezeichnung werden hier in erster Linie Stammdaten wie Anschrift und Telefonnummer hinterlegt.
• Gültigkeiten: Hier erfolgen die organisatorische Zuordnung der Stelle zu einer Organisationseinheit sowie die Besetzung der Stelle mit Mitarbeitern im Zeitverlauf. Durch die Festlegung von Gültigkeiten werden mögliche Änderungen zum Stichtag sofort umgesetzt.
• Kommunikation: Zur vereinfachten Verständigung zwischen den Stellen sind hier Kontaktdaten (Telefon, Fax, Email und Homepage) abgespeichert.
• Vollzeitäquivalent: Der Grad der Auslastung der Stelle wird hier angezeigt, wodurch sich mögliche Über- und Unterbesetzungen unmittelbar identifizieren lassen.
• Verwaltung: In diesem Fenster lassen sich die Dokumente zur Stellenbeschreibung und -ausschreibung mit der jeweiligen Stelle verknüpfen. Die Plankosten der Stelle, deren Gültigkeit, Zuordnung und Besetzung werden hier angezeigt.

Neben den genannten Einstellungsmöglichkeiten bietet das Menüband weitere Features zur De-finition einer Stelle. Durch die datumsabhängige Hinterlegung der Stellen mit Plankosten kann Kostentransparenz geschaffen werden. Darüber hinaus können den Stellen im Bewerberma-nagement und der Personalverwaltung definierte Skills (z.B. Qualifikationen, notwendige Belehrungen, Vollmachten, etc.) datumsabhängig zugeordnet werden. Nicht zuletzt Bemerkungen, zusätzliche Dokumente und das Management von Vakanzen sorgen für eine ganzheitliche Stel-lendefinition.